Kada se organizuje poslovna poseta ili događaj, pažnja ide na ono što je vidljivo, na salu, program, hranu i materijale. Prevoz se ostavlja za kraj, po logici da će se nekako rešiti. Problem je što je prevoz jedini deo programa koji se odvija van vaše kontrole, na putu, u saobraćaju, u zavisnosti od letova i vremenskih uslova. Sve ostalo možete pomeriti za deset minuta, a gost koji nije stigao ne može se nadoknaditi. Uz to, prevoz je i prvi i poslednji utisak, jer je vozilo prva stvar koju gost vidi po sletanju i poslednja pre povratka. Zbog toga se u ozbiljnoj organizaciji prevoz planira istovremeno sa programom, a ne posle njega, i zbog toga se od njega ne pravi improvizacija sa privatnim vozilima zaposlenih.
Scenario koji se ponavlja izgleda ovako. Firma dočekuje četvoro gostiju iz inostranstva. Odluči se da ih preuzmu kolege svojim automobilima, jer tako izgleda jednostavnije. Na dan dolaska se ispostavi nekoliko stvari. Prvo, let kasni sat i po, pa dvoje kolega provede prepodne na aerodromu umesto na poslu. Drugo, gosti imaju više prtljaga nego što je iko računao, pa se u dva automobila jedva stane. Treće, jedan vozač čeka na pogrešnom izlazu. Četvrto, grupa stiže razdvojeno i u različito vreme, pa se početak sastanka pomera. Ništa od toga nije velika greška, ali zajedno stvara utisak neorganizovanosti. Kada se prevoz organizuje kao usluga, sve to nestaje, jer se let prati, prtljag se planira i grupa putuje zajedno, a upravo tome služe aerodromski transferi dogovoreni unapred.
Kod dočeka na aerodromu postoji jedna stavka koja rešava najveći deo problema, a to je praćenje statusa leta. Kada se let prati, vozač prilagođava vreme dolaska stvarnom sletanju, a ne onome što je pisalo pri rezervaciji. To rešava dve suprotne situacije. Prva je kašnjenje leta, gde bi vozilo inače čekalo satima ili bi otišlo pa se vraćalo. Druga je ranije sletanje, gde bi gost izašao i našao praznu halu. Uz to ide i vreme koje se uvek potceni, od sletanja do izlaska iz terminala, u šta ulaze pasoška kontrola i preuzimanje prtljaga, a to zna trajati i preko pola sata. Zbog toga se pri dogovoru ne navodi vreme sletanja kao vreme polaska, nego se ostavlja realan razmak, uz jasno dogovoreno mesto susreta i način prepoznavanja.
Kod grupa se najviše greši u proceni. Pravilo je jednostavno, broj sedišta nije isto što i broj putnika sa prtljagom. Vozilo koje prima šest putnika ne prima šest velikih kofera istovremeno, jer prtljažni prostor ima svoju granicu. Zbog toga se pri planiranju uvek broje dve stavke odvojeno, putnici i komadi prtljaga. Kada je grupa veća od pet ili šest ljudi, po pravilu je bolje jedno veće vozilo nego dva manja, i to iz nekoliko razloga. Prvo, grupa putuje zajedno i stiže istovremeno. Drugo, razgovor se može nastaviti tokom vožnje, što je kod poslovnih poseta često korisno. Treće, koordinacija je jednostavnija. Kada je grupa još veća, ide se na vozila sa više sedišta, kombi prevoz putnika, koji rešava i prtljag i broj mesta odjednom.
Kod poslovnih poseta se često javlja potreba koja nije jedan transfer nego niz vožnji tokom dana. Gost ujutru ide na sastanak, zatim na ručak, pa u obilazak pogona, pa nazad u hotel, i sve to sa pauzama koje se ne mogu tačno predvideti. U takvim slučajevima nema smisla naručivati svaku vožnju posebno, jer se gubi vreme na čekanje i na ponovno objašnjavanje. Tada se koristi model u kome je vozilo na raspolaganju određeni broj sati, stoji i čeka između tačaka. Prednosti su konkretne. Program se može pomeriti bez posledica. Stvari mogu ostati u vozilu. Nema čekanja ni traženja. Vozač poznaje raspored i unapred zna sledeću tačku. Za dane sa gustim programom to je najmirnije rešenje, a i najjeftinije kada se sabere izgubljeno vreme.
Postoji kratka lista koja rešava skoro sve nedoumice. Prvo, broj i vreme leta, kako bi se dolazak pratio. Drugo, broj putnika i broj komada prtljaga. Treće, tačno mesto preuzimanja i način prepoznavanja, da li vozač čeka sa tablom i sa kojim imenom. Četvrto, adresa odredišta, i to tačna, jer hoteli i poslovne zgrade imaju više ulaza. Peto, da li ima usputnih stajanja. Šesto, jezik na kom se komunicira sa gostom, jer to zna biti razlika između prijatnog i neprijatnog dočeka. Sedmo, povratak, da li se odmah dogovara i za odlazak. Osmo, način plaćanja, da li se plaća na licu mesta ili se izdaje račun firmi. Kada se sve to razjasni jednom, ceo dan prolazi bez ijednog pitanja.
Kod venčanja, proslava, konferencija i sličnih događaja logika je drugačija, jer se ne prevozi jedna grupa nego više grupa u različito vreme. Tu se planiranje radi unazad, od trenutka kada svi moraju biti na mestu. Nekoliko stvari je važno. Prvo, tačan raspored, ko se preuzima, gde i u koje vreme. Drugo, kontakt osoba na terenu, jer je nemoguće da organizator odgovara na dvadeset poziva dok traje događaj. Treće, mesto zaustavljanja kod objekta, jer je pred salama i hotelima gužva, pa se dogovara tačka koja je dostupna. Četvrto, povratak, koji se kod proslava po pravilu otegne, pa se dogovara okvirno vreme uz fleksibilnost. Peto, ako se prevoze stariji gosti ili osobe kojima je teže kretanje, to se najavljuje, jer se time bira vozilo i mesto prilaza.
Kod poslovnog prevoza je uobičajeno da se cena dogovara unapred kao fiksan iznos za definisanu uslugu, a ne da se obračunava po pređenom putu. To je bolje za obe strane. Naručilac zna tačan trošak pre nego što bilo šta počne, pa može planirati budžet, a nema ni nedoumica ako se naiđe na gužvu ili ako se program produži za pola sata. Uz cenu se dogovaraju i stavke koje se često zaborave. Prva je čekanje, šta se dešava ako let kasni i koliko je čekanja uključeno. Druga je povratak, ako se koristi u oba smera. Treća su putarine i parkiranje. Četvrta je način plaćanja, gotovina,
